Как заполнить график отпусков в 1С:ЗУП 8 — пошаговая инструкция
Создание графиков отпусков в 1С:ЗУП 8 — это важная часть кадрового учета. В данной статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по созданию графиков отпусков, оформлению переносов и проверке остатков отпусков сотрудников.
1. Переход в раздел «Графики отпусков»
- В главном меню программы перейдите в раздел «Кадры».
- Выберите пункт «Графики, переносы отпусков».
2. Создание графика отпусков
- Нажмите кнопку «Создать».
- В открывшемся меню выберите «График отпусков».
Добавление сотрудников в график
- Построчное добавление:
Вручную введите данные каждого сотрудника. - Метод подбора:
- Выберите всех сотрудников или сотрудников одного подразделения.
- Удерживая клавишу Ctrl, выделите нужных сотрудников.
- Нажмите кнопку «Выбрать».
Заполнение дат
- После выбора нужных сотрудников, откроется документ «График Отпусков», в котором будут указаны выбранные сотрудники.
- Укажите начало и окончание планируемого отпуска для каждого сотрудника.
- Если указать:
-
Начало и окончание дат, программа автоматически заполнит количество дней отпуска.
-
-
- Начало даты и количество дней отпуска, программа автоматически рассчитает дату окончания.
После внесения данных нажмите «Провести», чтобы сохранить документ.
3. Оформление отпуска или его переноса
На основе заполненного графика в этом же документе «График отпусков» вы можете:
- Оформить отпуск:
Нажмите кнопку «Оформить отпуск», чтобы зарегистрировать отпуск сотрудника по указанным датам. - Оформить перенос отпуска:
Для изменения дат отпуска выберите «Оформить перенос отпуска».
«Оформить Отпуск»:
- При нажатии кнопки «Оформить отпуск» в разделе «Фактический отпуск», появится Окно «Отпуск» для конкретного сотрудника
- Проверьте правильность автоматически заполненных данных и нажмите кнопку «Провести и закрыть»
- В результате в разделе «Фактический отпуск» статус должен поменяться на «Отпуск предоставлен»
«Оформить перенос»
- При нажатии кнопки «Оформить перенос» в разделе «Фактический отпуск», появится Окно «Перенос отпуска» для конкретного сотрудника.
- Нажмите кнопку «Добавить» и введите «Дата начала» и «Дата окончания».
- Также в нижней части есть поля «Перенос по инициативе сотрудника», где можно поставить галочку по необходимости.
- Проверив правильность данных нажмите кнопку «Провести и закрыть».
- В результате в разделе «Фактический отпуск» статус должен поменяться на «Отпуск перенесен» с указанием нового отпускного периода.
4. Печатные формы и контроль данных
Унифицированная форма Т-7
- В верхней части документа «График отпусков» доступна кнопка для вывода графика отпусков в печатной форме Т-7.
- Печатная форма позволяет отразить переносы отпусков и общий план.
Контроль остатков отпусков
- В нижнем левом углу документа находится ссылка «Контроль остатков отпусков».
- Эта функция проверяет соответствие заполненного графика остаткам дней отпуска сотрудников.
Полезные советы
- Регулярно обновляйте графики отпусков. Это помогает поддерживать актуальность данных и своевременно планировать отпускные периоды.
- Используйте печатную форму Т-7. Она подходит для официальной отчетности.
- Контролируйте остатки отпусков. Это снижает вероятность ошибок при расчете отпускных.
Заключение
Создание графиков отпусков в 1С:ЗУП 8 — это простой процесс, который автоматизирует планирование и учет отпусков сотрудников. С помощью удобных инструментов, таких как подбор сотрудников, автоматическое заполнение дат и контроль остатков, вы можете быстро и точно управлять графиками отпусков.