Документ «Ввод остатков отпусков» предназначен для корректировки прав сотрудников на отпуск и актуализации остатков дней отдыха. В этой статье разберем, где найти этот документ, как его использовать и какие нюансы учитывать при заполнении.
Где найти документ «Ввод остатков отпусков»?
Создать этот документ можно несколькими способами:
- Через раздел «Главное» → «См. также» → «Остатки отпусков». По умолчанию этот журнал скрыт, но его можно активировать через настройки интерфейса (шестеренка в правом верхнем углу → «Настройка навигации»).
- Из карточки сотрудника → «Оформить документ» → «Отсутствия» → «Ввод остатков отпусков».
Для чего используется документ «Ввод остатков отпусков»?
С помощью документа можно решить две основные задачи:
- Изменение прав сотрудника на отпуск (назначение или отмена видов отпуска, корректировка количества дней).
- Корректировка остатков (исправление накопленных дней с учетом пропущенных периодов или ошибок ввода).
- Изменение прав на отпуск
Если необходимо скорректировать права на отпуск, заполните таблицу «Права на отпуск», а таблицу «Остатки отпусков по рабочим годам» оставьте пустой.
- Чтобы добавить новый вид отпуска, нажмите «Добавить» и укажите количество дней.
- Для изменения количества дней скорректируйте значение в соответствующей колонке.
- Если нужно отменить право на отпуск, выделите строку и нажмите «Отменить».
Корректировка остатков
Если необходимо исправить накопленные дни:
- Укажите дату остатков — конец дня, на который производится корректировка.
- Заполните таблицу «Остатки отпусков по рабочим годам», добавляя количество дней по каждому виду отпуска.
- Дни отсутствия, сдвигающие рабочий год, также указываются вручную (например, отпуск за свой счет, превышающий 14 дней).
Важные нюансы при вводе остатков отпусков
- Отрицательные остатки. Если сотрудник использовал отпуск авансом, количество дней указывается с минусом.
- Отсутствие разрывов между рабочими годами. Нельзя вводить пересекающиеся или разорванные периоды — программа выдаст ошибку.
- Текущий рабочий год должен соответствовать дате остатков. Если дата остатков не попадает в последний рабочий год, появится предупреждение.
- Заполняем все виды отпусков сотрудника. Если изменить остаток только по одному виду, остальные могут быть пересчитаны некорректно.
Разбор на примерах
Пример 1. Ввод остатков отпусков на определенную дату
Сотрудница Громова Н.П. принята 15.11.2021. На 01-.09.2025 необходимо ввести остаток:
- За рабочий год с 15.11.2023 по 14.11.2024 — отпуск использован полностью.
- За рабочий год с 15.11.2024 по 14.11.2025 — использовано 19 из 21 дней.
Расчет: Остаток = (21/12 × 10 месяцев) — 19 дней = -1,5 дня.
Документ вводится с датой 31.08.2025, отрицательный остаток указывается в таблице «Остатки отпусков по рабочим годам».
Проверка правильности является, что к концу рабочего года у сотрудницы остаток должен быть равен 2 (21-19).
Итоги
Документ «Ввод остатков отпусков» в 1С:ЗУП 3.1 позволяет корректировать данные по отпускным дням, учитывая ошибки ввода, перерасчеты и изменения в графиках отпусков. Использование его с учетом всех нюансов позволит избежать проблем в расчетах и автоматизировать учет отпусков в компании.