Кадровый учет и делопроизводство

Кадровый учет обязателен для любой компании. С каждым годом он все более регламентируется законодательством, поэтому возможность его автоматизации важна для многих компаний, особенно с большим штатом сотрудников.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет:

• вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями законодательства;
• учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение работников):
  • прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или внешнему совместительству по трудовому договору);
  • управление контролем уникальности табельных номеров сотрудников;
  • кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с совместительства на основную работу и наоборот;
  • прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
  • изменение графика работы без кадрового перевода;
  • перемещение между территориями с различными условиями труда;
  • назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с рабочим местом, на котором выполняется работа;
  • увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно при увольнении;
  • возможность группового оформления приема, перемещения и увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов. Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда необходимо быстро оформить документы большому количеству работников (например, при реорганизации или открытии нового предприятия/подразделения);
  • регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей сотрудника при внутреннем совместительстве, совмещении должностей, замещении отсутствующего сотрудника, расширении зоны обслуживания;
• вести учет персональных данных работников:
  • ведение личных дел в информационной базе;
  • возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
  • формирование личных карточек работников по форме Т-2;
  • проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
• осуществлять воинский учет:
  • учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
  • учет сотрудников, пребывающих в запасе;
  • учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время;
  • подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета для военных комиссариатов;
• осуществлять учет для органов Пенсионного фонда:
  • учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
  • ведение списков занятых на вредных профессиях;
  • учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
• вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
  • учет основного ежегодного отпуска (15 рабочих дней) и основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для отдельных категорий сотрудников;
  • дополнительные отпуска;
  • учебные отпуска;
  • расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и дополнительных отпусков;
• вести учет рабочего времени:
  • настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего времени;
  • использование нескольких видов планового времени;
  • регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни, командировки и т.п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени);
  • анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
• вести штатное расписание:
  • хранение истории утверждения штатного расписания и возможность анализа планового штатного расписания;
  • учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки перерасхода и экономии ФОТ;
  • контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить его с фактически занятыми позициями;
  • формирование штатной расстановки;
  • наличие регламентированной формы отчета Т-3;
  • возможность создания отдельных позиций штатного расписания для одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда (вредность, график работы, продолжительность отпуска и т.д.);
  • возможность установки категорий, разрядов, классов для описания позиции штатного расписания;
  • возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
  • указание для подразделений даты формирования и расформирования, отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;
  • фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и исключения из него, что дает возможность отбора должностей только действующего штатного расписания при работе со справочником;
  • использование совокупной тарифной ставки.

Зарплата и отчетность

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» – эффективный инструмент, который позволяет автоматически начислять заработную плату, НДФЛ и страховые взносы в соответствии с законодательством, в том числе организациям с большим количеством сотрудников.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» реализованы все формы оплаты труда:

• повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок);
• сдельная;
• с использованием премиальной системы.

Можно настроить любое начисление и удержание: фиксированной суммой либо произвольной формулой. В результате в информационной системе для каждого начисления и удержания устанавливаются все характеристики, необходимые для расчета заработной платы, исчисления НДФЛ и взносов. Это позволяет вести все расчеты в соответствии с учетной политикой организации.

Формулы для проведения расчета вводятся в систему только один раз. Для выполнения каждого следующего расчета пользователю необходимо ежемесячно следить за кадровой информацией, учетом времени и указывать только самые общие параметры: месяц начисления зарплаты, организацию и др. Все остальные действия – заполнение табличной части документа и собственно расчет – система произведет автоматически.

Система автоматически рассчитывает все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др.

Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.

Одновременно с расчетом начислений и удержаний на отдельной закладке отображается расчет единого социального платежа и страховых взносов во внебюджетный Пенсионный фонд.

При необходимости расчеты можно скорректировать вручную. Исправленные результаты будут использоваться в дальнейших расчетах.

Также программа позволяет автоматически производить перерасчеты в ситуациях, когда первичная информация для расчетов корректируется. Например, при неявке работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет. Если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни. Также система позволяет вводить начисления, относящиеся к прошлым месяцам, для перерасчета.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учете производится автоматически: обеспечена выгрузка проводок и аналитики в программу "1С:Бухгалтерия 8". Это позволяет минимизировать потребность двойного ввода информации, снизить затраты времени на ввод проводок по результатам расчета, а также избежать опечаток при ручном переносе результатов расчета.

Синхронизацию можно выполнять в автоматическом режиме по расписанию.

Трудоемкий процесс выплаты зарплаты также автоматизирован. Зарплата может быть выплачена:

• Авансом:
  • в результате предварительного расчет за первую половину месяца,
  • фиксированной суммой,
  • процентом от тарифа.
• В межрасчетный период:
  • отпускные,
  • материальная помощь,
  • командировочные,
  • расчет при увольнении,
  • прочее.
• По результатам работы за месяц.

Программа позволяет подготовить зарплатные ведомости – автоматически заполнить списки сотрудников и сформировать соответствующие печатные формы или файлы.

Выплатить суммы можно следующими способами:

• зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта;
• перечислением на счет в банке;
• через кассу (касс может быть несколько);
• через раздатчика (лицо, уполномоченное на передачу денег).

Для удобства подготовки ведомостей в программе можно настроить способ, место выдачи и уполномоченное лицо:

• для всей организации;
• для подразделения организации;
• для сотрудника.

Программа формирует в печатной и электронной форме документы, необходимые для оформления выплат сотрудникам разными способами. Для каждого способа (места) выплаты предусмотрена соответствующая ведомость:

• ведомость в банк (перечисление на карточки в рамках зарплатного проекта);
• ведомость перечислений на счета (перечисление на произвольные счета, указанные сотрудниками);
• ведомость в кассу;
• ведомость выплаты через раздатчика.

Расчет налогов с заработной платы полностью автоматизирован. Расчет удерживаемого НДФЛ с каждого сотрудника производится с учетом предоставленных ему налоговых вычетов и налогового статуса налогоплательщика:

• резидент;
• нерезидент;
• резидент с максимальной ставкой.

Расчет и удержание страховых взносов также производится с учетом статуса застрахованного лица:

• граждане Республики Узбекистан;
• постоянно проживающие в Республике Узбекистан иностранные граждане и лица без гражданства;
• иностранные граждане, временно пребывающие на территории РУз.

Большой перечень отчетности позволяет получить необходимую информацию в считанные секунды. Все стандартные отчеты поддерживают гибкую настройку пользователем с возможностью сохранения вариантов.

Кадровое планирование

Эффективность предприятия во многом зависит от качества подбора и расстановки персонала. Кадровое планирование - отправная точка в процессе управления персоналом. Целями кадрового планирования являются:

• Определение человеческих ресурсов, необходимых компании для эффективной работы, и затрат, необходимых для обеспечения данными ресурсами, и их содержания.
• Планирование необходимого количества сотрудников определенной квалификации в определенные сроки и формирование требований к службе подбора персонала.

Кадровое планирование и подбор персонала в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» включает в себя:

• Сбор информации о потребностях компании в человеческих ресурсах: в виде заявок, полученных от руководителей, либо в виде обобщенного плана от руководства компании;
• Построение профилей должностей, на которые открыты вакансии: должностные обязанности, условия труда, а так же квалификационные требования и компетенции, необходимые для эффективного выполнения обязанностей;
• Формирование кадрового плана с перечнем вакансий: должностей, на которые нужно набрать сотрудников, и необходимого количества сотрудников;
• Публикацию вакансий;
• Получение откликов на вакансии
• Работу с кандидатами;
• Формирование кадрового резерва;
• Получение отчетности о состоянии кадрового резерва и эффективности подбора персонала и анализ качества исполнения кадрового плана за определенный период.

Работа с вакансиями

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет управлять вакансиями.

В программе хранится информация о вакансиях компании, включая подробное описание требований, предъявляемых к кандидату, его должностных обязанностей и условий приема на работу.

Вакансия включает информацию о:

• профиле должности - совокупности требований, должностных обязанностей и условий труда;
• позиции штатного расписания, на которую подбирается персонал;
• дате открытия и планируемой дате закрытия вакансии;
• причине открытия вакансии, заявителе и ответственном за подбор;
• приоритете и сложности поиска кандидатов.

Работа с кандидатами

Программа  «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» автоматизирует работу с кандидатами на вакантную должность и хранит сведения о текущем этапе работы с каждым кандидатом и принятом решением.

Все этапы работы с кандидатом отражаются в его карточке. В программе хранятся:

• личные данные кандидата,
• его резюме,
• опыт работы,
• ожидаемый доход,
• вакансии, на которые претендует кандидат,
• присвоенный ему рейтинг,
• источник и дата получения информации о кандидате.

В программе можно проанализировать статистику подбора персонала и оценить востребованность вакансии и эффективность этапов отбора кандидатов.

Кадровый резерв

Программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет работать с кадровым резервом и управлять подготовкой сотрудников на случай открытия вакансии.

Сотрудник, включенный в кадровый резерв, может быть кандидатом на одну или несколько должностей. Программа может автоматически выдвигать кандидатов на открывающиеся позиции.

Кадровый резерв – важный источник для подбора персонала. Кроме обеспечения потребностей компании квалифицированными сотрудниками, создание кадрового резерва может решать задачи мотивации сотрудников и снижения текучести кадров.

В «1С: Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» можно:

• выделять ключевые позиции компании для подготовки кадрового резерва сотрудников;
• описывать требования к резервистам;
• создавать позиции кадрового резерва, как для конкретных позиций штатного расписания, так и без привязки к позиции;
• регистрировать заявки на включение в резерв;
• включать кандидатов в кадровый резерв на основании заявок, по результатам аттестации сотрудников или на основании списка требований;
• исключать из резерва при назначении сотрудника на позицию или при увольнении;
• сохранить сотрудника в составе резерва после увольнения;
• анализировать состояние кадрового резерва.

Мотивация и льготы

Задача управления мотивацией персонала в той или иной форме существует в большинстве организаций. Она состоит в том, чтобы, используя оптимальное количество вложений в персонал, получать от сотрудников максимальную отдачу в соответствии с целями компании.

Для решения этой задачи компании необходимы гибкие инструменты, возможность комбинировать различные формулы и параметры для расчета вознаграждений, а также различные возможности использования и анализа вложений в нефинансовую составляющую (компенсационные пакеты, льготы и пр.).

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» можно:

• сравнивать различные мотивационные схемы между собой и оценивать эффективность их применения;
• разрабатывать мотивацию в привязке к грейдам;
• применять нефинансовую мотивацию с использованием социальных пакетов и льгот;
• разрабатывать сложные мотивационные схемы

Обучение, развитие и оценка персонала

Регулярное повышение квалификации и развитие персонала являются необходимыми условиями для увеличения эффективности работы сотрудников. Для того чтобы обучение давало максимальный эффект, необходимо выстроить процесс сбора и анализа потребностей в обучении, соотнести тематику обучения с компетенциями, которые необходимо развивать, подобрать оптимальные формы обучения, провести оценку результативности и многое другое. Грамотная работа по составлению плана развития и обучения персонала помогает компании избежать нецелесообразных затрат.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет управлять обучением и развитием персонала. В программе поддерживаются:

• долгосрочное планирование обучения;
• оформление и согласование заявок на обучение;
• разработка индивидуальных планов развития сотрудников;
• оформление ученического договора между организацией и сотрудником;
• учет фактических расходов на обучение и автоматическое удержание обязательств по ученическому договору при увольнении;
• регистрация факта прохождения обучения, в том числе многоэтапного и отражение результатов в карточке Т-2;
• анализ планов и результатов обучения с помощью отчетов.

В разделе самообслуживания можно опубликовать информацию о предстоящих мероприятиях по обучению и собрать заявки на участие от сотрудников.

Для анализа соответствия компетентности сотрудников занимаемым должностям автоматизировано проведение различных аттестаций. Для каждого вида аттестации можно задать периодичность и состав аттестуемых категорий персонала. Реализовано создание положения об аттестации, приказа о проведении аттестации, графика аттестаций и аттестационных листов. Ведется учет и анализ результатов аттестации и решений аттестационной комиссии. Результаты аттестации могут влиять на оплату труда сотрудников. По результатам аттестации сотрудник может быть зачислен в резерв.

Поддерживается организация мероприятий по оценке персонала методом 360°. Возможна рассылка приглашений участникам и результатов оценки сотрудникам по электронной почте. Производится анализ абсолютных и относительных результатов оценки компетенций.

Охрана труда

Работа с персоналом по охране труда является одной из важных составляющих производственной деятельности, обеспечивающей безопасность, надежность и эффективность работы предприятия. Работы по охране труда направлены на решение следующих задач:

• обеспечение соответствия квалификации лиц, принимаемых на работу, условиям производства и особым требованиям, предъявляемым к ним с учетом специфики работы;
• постоянный и систематический контроль необходимых профессиональных знаний и навыков работника в процессе его трудовой деятельности;
• соблюдение правил, норм и инструкций по охране труда

Для выполнения данных задач в прикладном решении «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» реализованы следующие возможности:

• Проведение специальной оценки условий труда;
• Планирование и учет прохождения инструктажей по охране труда.
• Ведение учета по результатам расследования несчастных случаев и анализ несчастных случаев на предприятии.

Рабочее место сотрудника

В «1С: Зарплата и управлении персоналом 8 КОРП» реализовано рабочее место сотрудника, предоставляющее ему возможность самостоятельно решать следующие задачи:

• Просматривать информацию о себе, свой расчетный лист и график работы;
• Предоставлять сведения об изменениях личных данных;
• Просматривать остатки своих отпусков;
• Формировать и регистрировать заявления о предоставлении отпуска и направлении в командировку;
• Сообщать о причине отсутствия (болезнь, отгул, отпуск без сохранения, и др.);
• Обращаться с запросами о выдаче справок (по НДФЛ и др.);
• Изменять свой индивидуальный пакет льгот в пределах установленного лимита
• Просматривать доступные мероприятия по обучению и развитию (курсы, тренинги и пр.) и сообщать о своем желании принять участие.

Документация и сопроводительные материалы для электронных поставок 1С поставляются также в электронном виде. Использование документации к программам 1С в электронном виде позволяет распечатывать нужные разделы, а также осуществлять поиск по ключевым словам, что невозможно в бумажном варианте.

Клиентские лицензии (дополнительные многопользовательские лицензии) в «1С:Предприятии 8» предоставляют пользователю право работать с произвольным числом основных поставок, поэтому для использования новых прикладных решений на тех же рабочих местах требуется приобрести лишь основную поставку, включающую новую конфигурацию. Тем самым обеспечивается независимая масштабируемость по функционалу прикладных решений и по клиентским рабочим местам.

Клиентская лицензия

Серверная лицензия